Quand notre client remporte l’appel d’offres pour convoyer les conducteurs d’une grande compagnie ferroviaire à leurs trains, c’est encore une petite société de transport avec une flotte de 10 véhicules. Tout est géré manuellement, avec Excel, depuis le planning des tournées jusqu’à la facturation.
Pour cette société, ce succès auprès de ce grand compte entraîne une montagne de problématiques à maîtriser dans l’urgence. Rien que la facturation devient un casse-tête. Comment la gérer ? Sous quelle forme ? Sans parler du management des plannings, qui passent soudainement d’une vingtaine de courses par jour à plus de 600 par nuit. Il était évident qu’il fallait automatiser le maximum de tâches, avec une solution métier totalement adaptée à son besoin.
La vision Optilian
Le transporteur entre alors en relation avec Optilian via une connaissance commune. Premier constat : il était impossible de régler tous les problèmes d’un coup.
La première mission d’Optilian dans ce genre de situation, c’est d’aider son client à y voir plus clair, en structurant ensemble les urgences. La prestation doit être découpée en fonction des besoins, en commençant par les points susceptibles de mettre l’ensemble de l’opération en danger, puis les sujets à traiter doivent être spécifiés par la suite pour améliorer tout le système.
Dans le cas de cette entreprise, différentes phases furent définies pour gérer petit à petit les points cruciaux et rapidement automatiser ce qui n’était plus faisable manuellement. La première priorité fut par exemple de créer un petit Intranet donnant accès à un tableau interactif permettant de gérer les adresses de départ et d’arrivée afin de déterminer le nombre de kilomètres et sortir directement le prix à inclure côté facturation. Cette première mission de deux mois servit de fondation tout autant à la relation de travail entre le client et Optilian mais aussi à la conception et la réalisation de l’ERP qu’il utilise aujourd’hui.
Accompagner l’expansion de ses clients
Véritable cœur du projet, la deuxième phase consista à intégrer des balises GPS dans chaque véhicule du parc du transporteur, pour gérer les trajets et la facturation le plus précisément possible. En 5 mois, une flotte de 20 véhicules était équipée de prototypes de ces balises, communiquant avec une solution développée par Optilian. Le nombre de voitures embarquant ces balises augmenta rapidement à 400 pour atteindre aujourd’hui un parc de plus de 1 000 véhicules équipés.
Cette solution sur mesure est maintenant capable de gérer l’ensemble des problématiques du client. Elle référence les véhicules, suit leurs contrôles techniques, gère les cartes grises de manière dématérialisée ainsi que les stocks de pièces nécessaires à leur entretien. La plateforme prend également en charge la gestion du leasing de ces véhicules et est capable de suivre le coût des assurances et d’estimer la valeur de ce parc à tout moment.
La société a également souhaité étendre les fonctions de cet outil pour gérer ses conducteurs avec, entre autres, une dématérialisation du contrat de travail, un contrôle de la consommation de carburant en fonction de courbes prévisionnelles, la gestion des amendes et leur suivi, ainsi que celui des heures travaillées, etc.
Pour que tout ce système fonctionne parfaitement, il fallait évidemment que l’entreprise puisse communiquer efficacement avec son donneur d’ordre. Si au début il fallut se contenter d’une interconnexion par email, l’ERP est aujourd’hui directement en communication avec les outils de la compagnie ferroviaire via des Webservices dédiés.
Optilian, la maîtrise totale des outils
L’engagement d’Optilian dans ce type de projet est de travailler étroitement avec l’équipe managériale en place pour comprendre et gérer le besoin, en maîtrisant au mieux les urgences. L’objectif est d’aboutir à une solution complète, qui permette de gérer l’ensemble de la société.
Grâce à l’expertise d’Optilian, cette plateforme a été développée de zéro pour répondre parfaitement aux besoins de notre client. Optilian maîtrise totalement ses outils, basés sur des technologies open source, et a été jusqu’à redévelopper les logiciels relatifs aux balises GPS pour avoir le contrôle nécessaire à la réussite du projet.
Aujourd’hui, six ans après ses débuts, l’ERP est devenu un véritable écosystème qui comporte aussi une application mobile pour les chauffeurs, une application Web connectée avec la solution de communication OPBX d’Optilian qui permet la prise téléphonique des commandes, le support des chauffeurs, etc. C’est une solution qui gère désormais 1 500 courses par jour, sur toute la France.
Optilian, c’est aussi le Self Care
Dans le cadre de l’élaboration de notre ERP pour cette société, nous avons développé un outil de Self Care qui lui permet de gérer elle-même l’ensemble de ses outils de télémesures.
Par exemple, chaque voiture est équipée d’un boitier GPS et d’une carte SIM, dont l’abonnement peut être transféré directement par le client d’une carte à l’autre, en connexion directe avec son opérateur de téléphonie mobile.