Adiate est une société de transport de personnes créée en 2006.
Sa mission : vous conduire partout, tout le temps !
En bref :
– 5 agences en France
– 100 % du territoire couvert
– Une centrale d’appel accessible 24/7
– Plus de 900 chauffeurs formés sur toute la France
– Un parc automobile de plus de 1 000 véhicules
– 40 000 courses par mois en moyenne sur toute la France

Historique d’une collaboration réussie

Quand Adiate remporte l’appel d’offres pour convoyer les conducteurs de la SNCF à leurs trains, c’est encore une petite société de transport avec une flotte de 10 véhicules. Tout est géré manuellement, avec Excel, depuis le planning des tournées jusqu’à la facturation.

Pour cette société, ce succès auprès de la SNCF entraîne une montagne de problématiques à maîtriser dans l’urgence. Rien que la facturation devient un casse-tête. Comment la gérer ? Sous quelle forme ? Sans parler du management des plannings, qui passent soudainement d’une vingtaine de courses par jour à plus de 600 par nuit. Il était évident qu’il fallait automatiser le maximum de tâches, avec une solution métier totalement adaptée à leur besoin.

La vision Optilian

Adiate entre alors en relation avec Optilian via une connaissance commune. Premier constat : il était impossible de régler tous les problèmes d’un coup. La première mission d’Optilian dans ce genre de situation, c’est d’aider son client à y voir plus clair, en structurant ensemble les urgences. La prestation doit être découpée en fonction des besoins, en commençant par les points susceptibles de mettre l’ensemble de l’opération en danger, puis les sujets à traiter doivent être spécifiés par la suite pour améliorer tout le système.

Dans le cas d’Adiate, différentes phases furent définies pour gérer petit à petit les points cruciaux et rapidement automatiser ce qui n’était plus faisable manuellement.

La première priorité fut par exemple de créer un petit Intranet donnant accès à un tableau interactif permettant de gérer les adresses de départ et d’arrivée afin de déterminer le nombre de kilomètres et sortir directement le prix à inclure côté facturation. Cette première mission de deux mois servit de fondation tout autant à la relation de travail entre Adiate et Optilian mais aussi à la conception et la réalisation de l’ERP utilisé aujourd’hui par Adiate.

Accompagner l’expansion de ses clients

Véritable cœur du projet, la deuxième phase consista à intégrer des balises GPS dans chaque véhicule du parc d’Adiate, pour gérer les trajets et la facturation le plus précisément possible. En 5 mois, une flotte de 20 véhicules était équipée de prototypes de ces balises, communiquant avec une solution développée par Optilian. Le nombre de voitures embarquant ces balises augmenta rapidement à 400 pour atteindre aujourd’hui un parc de plus de 1 000 véhicules équipés.

Cette solution, baptisée par la suite Roadrunner, est maintenant capable de gérer l’ensemble des problématiques d’Adiate. Elle référence les véhicules, suit leurs contrôles techniques, gère les cartes grises e manière dématérialisée ainsi que les stocks de pièces nécessaires à leur entretien.

Roadrunner prend également en charge la gestion du leasing de ces véhicules et est capable de suivre le coût des assurances et d’estimer la valeur de ce parc à tout moment. Adiate a également souhaité étendre les fonctions de Roadrunner pour gérer ses conducteurs avec, entre autres, une dématérialisation du contrat de travail, un contrôle de la consommation de carburant n fonction de courbes prévisionnelles, la gestion des amendes et leur suivi, ainsi que celui des heures travaillées, etc.

Pour que tout ce système fonctionne parfaitement, il fallait évidemment qu’Adiate puisse communiquer efficacement avec la NCF. Si au début il fallut se contenter d’une interconnexion par email, Roadrunner est aujourd’hui directement en communication avec les outils de la SNCF via des Webservices dédiés.

Optilian, la maitrise totale des outils